◎文/ 徐剑梅
提前五年确定开会时间地点，四天会期召开各类研讨会近1500场，5684名学者参加，会议手册厚逾430页……这个“巨无霸”学术会议筹备时间不到20个月，全体会务人员仅有十名全职员工、两名兼职博士生和三四十名志愿者。
这是一年一度的超大型国际学术会议，动辄五六千人参加。今年的四天会期里，各类研讨会总计近1500场，最终参会学者5684人。这个像“巨无霸”一样的超大型学术会议就是“国际研究协会”（International Studies Association）第58届年会。
提前五年确定会期和地点
“国际研究协会”是一家专业领域之外并不为人熟悉的机构，创立于1959年，总部设在美国东北部康涅狄格州。多年来，在国际政治领域，它是全球规模最大的学术研究网络，会员近7000人，来自包括中国在内的113个国家和地区。它的年会是全球规模最大的学术会议之一。年会之外，协会还举办一系列区域性国际政治研讨会，去年就在中国香港举办了亚太地区研讨会。
今年召开了协会第58届年会，2月份在美国马里兰州巴尔的摩举行。会议主题是提前一年确定的：“理解世界政治中的变化”。其号召力令人印象深刻——不仅中青年学者纷至沓来，甚至一批对政府决策颇具影响力的大牌学者，也都是年会的座上宾。之前还有超过8000名来自世界各地的国际政治领域学者提交了超过5300份论文纲要，约3300份中选。
会议共举办四天，除了近1500场研讨会外，另有逾1300项活动和86个“特别项目”，仅会议手册就厚逾430页。不论从哪个方面看，“国际研究协会”年会的规模都是让人惊叹的。更令人惊讶的是，协会“年会和会议”部门主任Jeanne White说，完成全部会务准备工作的，仅仅是十名全职员工、两名兼职博士生和三四十名志愿者，具体筹备时间是18至20个月。会议主题和论文甄选则由十人组成的协会领导层和29个分部的负责人负责，众多学者作为志愿者参与其中。她还介绍，包括她在内，协会总部一共就15名员工。
不过，五六千人参加的会议，会务筹备还是有很多讲究。实际上，2017年的会，早在2012年就确定了开会时间和地点，订妥作为主会场和分会场的旅馆和会议中心。作为会场的两家宾馆和一家会议中心，彼此步行距离不超过五分钟，可以提供食宿，且本身位于繁华市区，公共交通发达，相邻街道餐饮密布。有趣的是，年会还提供婴幼儿日托服务，但需要收费，每天50美元。
提前五年确定会期和地点是这家协会举办年会的常态。今年年会召开前，未来五年（2018—2022）每年会议的时间和具体地点都已确定。
会议内容满足不同层次需求
与会两日，深感年会不仅看上去是“巨无霸”，“吃”上去也有点像——内容十分丰富，且有明晰的层次感，不少特点耐人寻味。
特点之一，老、中、青三代学者互动交流。年会上，有不少年长学者、很多中年学者、大量青年学者，包括博士研究生、博士后和高校青年教师，多数都带来正在写作或即将发表的论文。一位来自中国的与会者在一个小组会上介绍了自己的研究，她感到，会上能听到同行对自己论文的直接反馈，获得修改意见，同时听取他人的研究成果也会受到启发，产生新的看法。
特点之二，高、中、低三层研讨各具价值。年会特别推出了“蓝宝石系列”研讨会，探讨当今国际政治领域关键问题，主讲者均是大牌学者。此外，还密集安排234场主题研讨会、1274场小组会和圆桌会，均向所有参会者开放。小组会和圆桌会议同样有指定的主持人和互动答问环节，主讲中不乏资深教授，只是课题设置更加“小众”，专业性讨论更具体深入。如此“海量”的研讨会，让很多人特别是青年学者获得了崭露头角的机会。
特点之三，研究、教学、出版三重链条构建循环。年会开了四天，国际政治图书展销洽谈会也在主会场同步开了四天。数十家世界名校出版社带来各自的拟出版书目和新近出版的国际政治书籍打折售卖。高校出版社各有特色，有的一边展销，一边针对高校国际政治学教材使用情况，对参会高校教师进行一对一调查访谈。书展更是各路学者与出版社交流和洽谈出书事宜的良机。
不过，如此大规模的学术会议，还是难以保证每场研讨会的质量。比如小组会，有的精彩，有的乏味，有的临场换人，发言者水平也高低不一。
规范统一的会议流程值得借鉴
近些年，国内很多大型学术会议的开会方式越来越与国际接轨。“国际研究协会”年会或许有一定的借鉴价值。比如，年会十分重视实证和个案研究，强调多元视角和国际化氛围，并重视年轻学者的培养和传承。而能给会议服务工作带来启发的，应当是其较为规范和统一的会议流程。
年会上，不论什么“档次”和规模的研讨，都指定主持人，安排数名主讲并设置互动问答环节。主讲者不论是知名学者、学术新秀甚至博士生，都不需要主持人提醒，自觉地不当“麦霸”不拖堂，使互动问答环节的时间得到保障，而像“蓝宝石系列”这样听众较多的研讨会，留出的互动答问时间更长。时间控制得当，确保每场研讨会准时开始、准时结束，既不耽误会场使用，也不耽误听众转场，会议间隔虽短，但给人高效顺畅之感。
（作者系新华社驻华盛顿高级记者） |